Chiar înainte de te muta într-un nou spațiu de oficiu, există doi pași importanți pe care trebuie să-i parcurgi ca proprietar de afacere: identificarea locației potrivite pentru afacerea ta, în termeni de accesibilitate și fezabilitate și determinarea duratei contractului de locațiune. În timp ce prima mișcare este evidentă, a doua este adesea ținută în umbră față de proprietarii de afaceri.

Să ne uităm împreună la câteva dintre avantajele și dezavantajele fiecăruia pentru a vă ajuta să luați o decizie în cunoștință de cauză.

Avantajele contractelor de locațiune pe termen scurt (1-2 ani):

• Mai puțin angajament, mai puțin risc. Locațiunea pe termen scurt este perfectă pentru start-up-uri, care încă nu se pot aventura în obligațiuni de lungă durată. Astfel se poate reduce riscul financiar pentru afacerile incipiente, iar proprietarii se pot aventura și experimenta cu riscuri relativ mai scăzute.
• Contractele pe termen scurt oferă libertatea acțiunii în afacerea Dvs. atât în cazul evoluției, unde poate fi necesar extinderea spațiului, creșterea numărului de angajați sau a calității spațiului, cât și în cazul în care nu ați fost suficient de norocoși și ați decis să încetați activitatea companiei.

Dezavantajele contractelor de locațiune pe termen scurt:

• Mai simplu spus, proprietarii preferă locațiunea pe termen lung, deoarece generează siguranță în fluxul de numerar pentru o perioadă mai lungă de timp. Locațiunea pe termen scurt vă pune într-o poziție vulnerabilă pentru o posibilă evacuare odată ce contractul expiră și locatorul decide să închirieze locația dvs. unui alt chiriaș pentru o perioadă mai mare de timp sau la o chirie mai avantajoasă. Astfel, contractele pe termen scurt implică incertitudine asupra afacerii dvs., stres suplimentar, inconveniența de a găsi sau muta oficiul Dvs. într-o nouă locație.
• Costuri de permutare și instabilitatea afacerii. Rețineți: transferul într-o nouă locație poate fi costisitoare. În plus, aceasta poate afecta stabilitatea afacerii Dvs., deoarece puteți pierde o parte din clienți și va necesita, de asemenea, timp, efort și resurse suplimentare pentru a identifica alții noi.
• Cheltuieli mai mari. Da! Contractele de locațiune pe termen scurt au  chirii mai mari. Acest lucru se datorează faptului că  locatorii dau prioritate siguranței fluxului de numerar gestionat de o locațiune de lungă durată. La fel, în termen scurt, tarifele pot fi afectate de piața imobiliară actuală, ceea ce înseamnă că chiria dvs. poate crește la fiecare prelungire sau negociere contractuală.

Avantajele locațiunii  pe termen lung (peste 3 ani):

• Costuri mai mici și mai ușor de găsit. Unul dintre avantajele majore ale locațiunii pe termen lung sunt plățile de chirie mai mici. Deoarece aceasta generează încasări constante și sigure, proprietarii imobilelor sunt dispuși la cedări de preț și prezintă oferte atractive pentru locatari, identificând echilibrul perfect între preț-locație-calitate.
• Anticipați costurile chiriei. Pe termen lung, vă puteți anticipa costurile și planifica eficient finanțele, strategiile de afaceri, indiferent de fluctuațiile pieței imobiliare.
• Puterea de negociere. Locatorii pun atât de mult accent pe chiriașii longevivi, încât sunt stimulați spre negociere. Termenii și condițiile de transmitere a spațiului, opțiunile de prelungire a termenului, opțiunile de extindere, renovările, parcări pentru angajați etc., sunt adesea discutate și agreate împreună cu alte avantaje suplimentare.
• Stabilitatea afacerii. Contractele de lungă durată vă oferă liniște în afacerea, fără griji de evacuare/ mutarea în altă locație, vă puteți organiza eficient activitatea și crește constant rezultatele financiare.

Dezavantajele contractelor de locațiune pe termen lung:

• Constrângerile dictate de schimbări neprevăzute. Rezoluțiunea contractelor poate atrage consecințe pecuniare sub formă de  penalități și despăgubiri semnificative ca consecință a eliberării spațiului. Riscul financiar poate interveni atât ca  în cazul de succes a activității, cât și de eșec.
• Negocieri complexe. Chiriașii pe termen lung se bucură de mai multe privilegii la masa de negocieri însă procesul este mai complex și mai obositor, ambelor părți fiindu-le necesar mai mult timp pentru stabili condițiile contractuale.
• Condiții limitate. Înainte de contractare, examinați cu atenție specificul afacerii, pentru a vă asigura că dvs., chiriașul și spațiul fizic, sunteți viabili pentru extinderea sau optimizarea afacerii dvs., dacă va fi necesar în viitor.

Per total, ambele opțiuni au propriile lor avantaje și dezavantaje. A decide care opțiune este cea mai bună pentru afacerea dvs. este o chestiune de a vă studia amănunțit capacitatea financiară, nevoile de afaceri și potențialul de creștere pentru a diminua sau  a elimina total, riscurile.